Salah satu tahapan layanan Simpatika adalah Cetak S25 atau Keaktifan Kolektif yang dilakukan oleh Kepala Madrasah. Namun sebelum sampai ke tahapan ini, ada beberapa hal yang harus dilakukan sebelum dilakukan cetak S25. Baik hal-hal yang harus dikerjakan oleh PTK ataupun oleh Kepala Madrasah dan Operator Madrasah.

Hal ini musti diperhatikan karena setelah Kepala Madrasah mencetak S25a (Keaktifan Kolektif), maka perubahan (updating) pada beberapa fitur (layanan) akan ditutup. Untuk dapat melakukan pemutakhiran kembali, perlu mengajukan pembatalan persetujuan S25 ke admin Kab/Kota, kemudian melakukan pembatalan ajuan S25a. Tentunya membutuhkan proses yang lumayan panjang.ahapan-tahapan yang sudah harus tuntas, terselesaikan dan benar, tersebut akan diuraikan dalam 12 Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Kamad Cetak S25, sebagaimana di bawah ini.

1. Keaktifan Diri dan Cetak Kartu PTK

Setiap PTK, kecuali Kepala Madrasah, harus melakukan tahapan keaktifan diri dan cetak kartu PTK setiap awal semester.Keaktifan diri dan cetak kartu ini sangat penting. Karena jika tidak dilakukan maka PTK yang bersangkutan akan dianggap nonaktif oleh sismtem simpatika.

Untuk melakukan keaktifan diri dan mencetak kartu GTK, cukup mudah. PTK cukup login ke akun masing-masing kemudian klik menu “Keaktifan”. Pada bagian kanan, klik “Cetak Kartu”.

Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan >> Rekap Data Madrasah >> Data Guru dan Data Staf.

2. Registrasi PTK Baru

Madrasah yang melakukan pengangkatan PTK baru dan belum terdaftar di Simpatika (belum memiliki NUPTK, NPK, atau PegID) dapat mendaftarkannya sebagai PTK baru di layanan Simpatika. Tentunya pendaftaran dilakukan sebelum Kepala Madrasah mencetak S25a (Keaktifan Kolektif).

Proses melakukan registrasi PTK baru melalui beberapa tahapan yang melibatkan PTK yang bersangkutan, Kepala Madrasah, dan Kemenag Kab/Kota. Pertama, PTK mengisi Formulir A05 dan menyerahkannya ke Kepala Madrasah. Oleh kamad, form A05 digunakan untuk mengentri ke Simpatika (menu Registrasi PTK Level 1 di login Admin Madrasah) hingga tercetak S02.

S02 diberikan ke PTK untuk melakukan aktivasi akun Simpatika. Setelah berhasil login, PTK melanjutkan pengisian data hingga tercetak S03. S03 ini diserahkan ke Kepala Madrasah yang kemudian mengentrinya ke dalam sistem (Admin Madrasah) hingga tercetak S05 dan S07. S07 diajukan ke admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan.

3. Pengelolaan Siswa

Pengelolaan siswa di semester pertama dan kedua akan sangat berbeda. Pada semester pertama, pengelolaan siswa di Simpatika meliputi 4 tahapan yakni mengunduh siswa semester sebelumnya, mengedit tingkat siswa (siswa naik kelas dan siswa lulus) dan menambahkan siswa baru, upload siswa, dan memasukkan siswa ke dalam rombel.

Namun pada semester kedua (genap) agak berbeda. Karena siswa pada semester sebelumnya, semester gasal, sudah berada di rombelnya masing-masing, pengelolaan cukup menambah atau mengurangi jika terjadi mutasi siswa.

4. Mutasi Madrasah Induk

Mutasi Madrasah Induk (Satminkal) diajukan oleh masing-masing PTK, melalui menu Mutasi dan diajukan untuk mendapat persetujuan dari Kemenag Kab/Kota.

5. Alih Fungsi PTK

Alih fungsi adalah perubahan tugas dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS. Untuk ber-alih fungsi PTK melakukannya melalui Login PTK masing-masing pada menu Alih Fungsi.

6. Madrasah Non Induk

Untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM, PTK dapat mengajar di dua atau lebih sekolah. Dimana satu sekolah sebagai madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya sebagai non induk. Pengajuannya dilakukan oleh PTK melalui menu “Sekolah Non Induk” dan persetujuan oleh Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju melalui menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.

7. Non Aktif PTK dan Ijin Belajar

Untuk menonaktifkan dan melaporkan cuti tugas belajar, dilakukan Kepala Madrasah atau Operator Madrasah melalui menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.

8. Mengatur Tugas Tambahan dan Tugas Tambahan Lain

Mengangkat dan memberikan tugas tambahan dan tugas tambahan lain kepada guru. Keduanya berimplikasi pada penghitungan jam ekuivalen guru yang dapat digunakan untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM. Tugas tambahan di sini meliputi Wakil Kepala Madrasah, Koordinator Bidang Pendidikan MI, Ketua Program Keahlian MAK, Kepala Perpustakaan, Kepala laboratorium, Kepala Bengkel atau Kepala Unit Produksi MAK, Pembina Asrama, dan Guru Pembimbing Khusus (Madrasah Inklusi).

Sedang tugas tambahan lain meliputi wali kelas, pembina OSIS, pembina ekstrakurikuler, Koordinator Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan (PKB) / Penilaian Kinerja Guru (PKG), Koordinator Bursa Kerja (BKK). Guru Piket, Ketua Lembaga Sertifikasi Profesi Pihak Pertama (LPS-P1), Pengurus Organisasi/Asosiasi Profesi Guru, dan Pembina ko-kurikuler.

Pengangkatan dan pengaturan dilakukan oleh Kepala Madrasah atau Operator Madrasah melalui Simpatika Login Admin Madrasah. Setting wali kelas melalui menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali. Sedang tugas tambahan lainnya melalui menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah dan menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan Bagi Guru.

9. Isi Jadwal Kelas Mingguan

Pengisian jadwal kelas mingguan (jadwal mengajar) menjadi tugas Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski demikian, setiap PTK dapat ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio (akun PTK) atau melalui menu keaktifan (akun Kamad).

Pengisian Jadwal Kelas Mingguna dilakukan melalui menu Sekolah >> Jadwal >> Lihat Jadwal Mingguan.

10. Edit JTM Guru BK/TIK

JTM bagi guru BK/TIK dihitung otomatis oleh sistem berdasarkan rombel yang diampu. Karena itu Kepala Madrasah atau Operator Madrasah harus melakukan edit JTM guru BK/TIK melalui menu  Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.

11. Cek Analisa Tunjangan

JTM masing-masing guru dapat dicek di menu Analisa Tunjangan di akun masing-masing. Dalam menu ini akan dihitung jumlah jam mengajar dan ekuivalensi yang diterima  tiap guru. Apakah linier atau tidak, apakah memenuhi beban kerja 24 jam sehingga layak mendapat tunjangan atau tidak.

Jika ada yang tidak sesuai, PTK dapat menghubungi Kepala Madrasah atau Operator Madrasah agar dilakukan pembetulan.

Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan >> Rekap Data Madrasah >> Data Guru

12. Mengisi Jam Kerja

Yang juga wajib dilakukan seblum mencetak S25 adalah melakukan pengaturan jam kerja. Fitur ini baru dimunculkan di Simpatika pada semester genap Tahun pelajaran 2019/2020 silam. 

Jam kerja PTK ini berbeda dengan Jam Tatap Muka. Jam Kerja GTK mengatur lama jam bekerja setiap PTK perharinya selama sepekan. Mulai bekerja jam berapa dan berakhir hingga jam berapa. Terlepas guru tersebut memiliki jam mengajar atau tidak.

Jam Kerja PTK perminggu minimal adalah 37,5 jam. Berbeda dengan minimal JTM yang 24 JTM.

Untuk mengisi jam kerja ini caranya adalah Kepala Madrasah login ke akunnya sebagai Admin Madrasah. Klik menu Sekolah >> Jadwal >> Lihat Jam Kerja (di kelompok Kalender Akademik). 

Setelah muncul pengaturan Jam Kerja GTK, klik tanda plus (+) di sebelah kanan hingga muncul jendela “Tambah Jam Kerja” >> pilih “Jenis Jam Kerja”. Isikan jam masuk dan pulang GTK setiap hari. Jika sudah klik Simpan.

Selain Waka dan Kepala Perpustakaan atau Kepala Laboratorium masih terdapat Tugas Tambahan lain yang diakui ekuivalen 12 jam. Tugas Tambahan itu adalah: Koordinator Pendidikan Pembina Asrama (khusus madrasah berasrama) Ketua Program Keahlian Kepala Bengkel atau Kepala Unit Produksi (bagi MA Program Keterampilan) Prosedur dan tata cara pengajuannya seperti Wakil Kepala Madrasah. pengangkatan pejabat Madrasah untuk Tugas Tambahan seperti Kepala Perpustakaan, Kepala Laboratorium, Pembina Asrama, Ketua Program Keahlian, dan Kepala Bengkel atau Kepala Unit Produksi, tentunya melihat kondisi Madrasah dan kompetensi yang dimiliki oleh masing-masing guru. Jadi, jangan cetak dan ajukan S25a dulu sebelum hal-hal tersebut beres. Bagaimana dengan S12, S26, dan S31? Jika 10 hal tersebut di atas harus diselesaikan dulu hingga beres baru boleh mencetak S25a, bagaimana dengan S12, S26, dan S31? S12 (Ajuan Perubahan Data Portofolio), S26 (Ajuan Verval NRG), dan S31 (Ajuan Verval Inpassing) tidak mempengaruhi S25a secara langsung. Pun sebaliknya, S25a tidak mempengaruhi secara langsung S12, S26, dan S31. Artinya, Ketiga ajuan tersebut tetap bisa diajukan meskipun Kepala Madrasah telah mengajukan Keaktifan Kolektif (S25a).

Pastikan jumlah keseluran jam kerja selama seminggu, minimal sudah 37,5 jam. demikian semoga bermanfaat